De kilometerstand moet meteen bij de uitvoering van de werken, dus wanneer het voertuig zich nog in de onderneming bevindt, naar Car-Pass verzonden worden.
Wanneer je werkt met een DMS, mag je de beschrijving van de werken meedelen nadat je de factuur hebt opgemaakt. Zo weet je zeker welke werken op het voertuig uitgevoerd werden. Werk je met de website van Car-Pass, dan moet je de beschrijving van de werken samen met de tellerstand ingeven.