Wanneer een personen- of bestelwagen in België in het voertuigregister ingeschreven wordt, communiceert de FOD Mobiliteit & Vervoer aan Car-Pass het chassisnummer en enkele officiële technische gegevens, zoals de Euro-norm en de CO2-emissies. Zodra het voertuig gekend is de databank van Car-Pass, kunnen de ondernemingen van de autosector de tellerstanden en werkbeschrijvingen meedelen.
De kilometerstanden en de onderhoudshistoriek op de Car-Pass komen uit zeer diverse bronnen: garages, koetswerkherstellers, wegenhulp, bandencentrales enzovoort. Zij zijn wettelijk verplicht om de actuele kilometerstand en de beschrijving van de uitgevoerde werken door te geven aan de vzw Car-Pass, wanneer ze werken aan het voertuig. Ook wanneer een auto of bestelwagen naar de technische controle gaat, delen de keuringscentra de tellerstand mee aan Car-Pass.
De autoconstructeurs zijn verplicht om viermaal per jaar een tellerstand van hun – in België ingeschreven – geconnecteerde voertuigen aan Car-Pass mee te delen. Er bestaat in geen enkel ander Europees land een soortgelijke wettelijke verplichting.
Die tellerstanden en uitgevoerde werken wordt per chassisnummer opgeslagen in onze databank. Elk voertuig bouwt zo een kilometer- en onderhoudshistoriek op.
Wanneer een Car-Pass-document wordt aangevraagd, zal Car-Pass in real time nog een aantal andere bronnen consulteren. Bij de invoerder/autoconstructeur wordt gecheckt of er nog terugroepacties uitgevoerd moeten worden. Zo ja, dan worden die op het document vermeld.
Car-Pass raadpleegt ook de databank van Informex om na te gaan of het voertuig nog een keuring na ongeval moet ondergaan.
Is het een aanvraag voor een geïmporteerd tweedehandsvoertuig, dan vraagt Car-Pass de beschikbare buitenlandse kilometerhistoriek op bij de invoerder/autoconstructeur. Komt de auto of bestelwagen uit Nederland, dan wordt ook de RDW, de beheerder van de Nederlandse databank, bevraagd. De Nederlandse kilometerhistoriek verschijnt dan ook op de Car-Pass.