Lorsqu'une voiture ou une camionnette est (pré)immatriculée en Belgique, le SPF Mobilité et Transports communique à Car-Pass le numéro de châssis et certaines données techniques officielles, telles que la norme Euro et les émissions de CO2. Une fois que le véhicule est connu de la base de données Car-Pass, les entreprises automobiles peuvent communiquer les kilométrages et les descriptions des travaux effectuées.
Les kilométrages et l'historique d'entretien figurant sur le Car-Pass proviennent de sources très diverses : garages, carrossiers, assistants routiers, centrales de pneus, etc. Tous ces organismes sont légalement tenus de communiquer à l'asbl Car-Pass le kilométrage actuel et la description des interventions effectuées par leurs soins sur le véhicule. De même, lorsqu'une voiture ou une camionnette est soumise au contrôle technique, les centres communiquent le kilométrage à Car-Pass.
Les constructeurs automobiles sont tenus de communiquer à Car-Pass 4 fois par an le relevé kilométrique de leurs véhicules connectés immatriculés en Belgique. Il n'existe aucune obligation légale similaire dans les autres pays européens.
Ces kilométrages et les interventions effectuées sont liés au numéro de châssis du véhicule dans notre base de données. Un historique kilométrique et d'entretien est ainsi constitué pour chaque véhicule.
Une fois un document Car-Pass demandé, Car-Pass consulte un certain nombre d'autres sources en temps réel. L'asbl vérifie auprès de l'importateur/du constructeur automobile si des actions de rappel doivent encore être effectuées. Le cas échéant, celles-ci sont mentionnées sur le document.
Car-Pass consulte également la base de données Informex pour vérifier si le véhicule doit encore faire l'objet d'un contrôle après accident.
Il s'agit d'une demande pour un véhicule d'occasion importé ? Car-Pass demande alors à l'importateur/au constructeur automobile l'historique kilométrique étranger disponible. Il s'agit d'une voiture ou d'une camionnette néerlandaise ? Car-Pass se tourne alors vers le RDW, le gestionnaire de la base de données néerlandaise. L'historique kilométrique néerlandais apparaîtra alors également sur le Car-Pass.