Tous les professionnels doivent transmettre les kilométrages et la description des travaux des véhicules sur lesquels ils effectuent des travaux. Lorsque les travaux sont effectués dans le cadre d’une « relation » entre un garagiste principal et un ou plusieurs autre(s) professionnel(s) effectuant des travaux pour le garagiste principal, tous les intervenants doivent transmettre les données à l’asbl Car-Pass.
P.ex. Le garage X amène le véhicule au carrossier Y pour une réparation à la carrosserie. Garage X et carrossier Y sont tenus de communiquer le kilométrage et la description des travaux à Car-Pass.
Lorsqu’un indépendant (à titre complémentaire) se rend dans un garage pour y effectuer des travaux, c’est au professionnel responsable des travaux (et donc au garagiste principal qui a le véhicule physiquement à sa disposition, dans son établissement) de fournir les données à l’asbl Car-Pass. P.ex. Indépendant A travaille durant le mois de novembre dans la centrale de pneus B pour le montage des pneus d'hiver. C'est uniquement la centrale de pneus B qui doit communiquer le kilométrage et la description des travaux à Car-Pass.
Dans tous les autres cas, les indépendants (à titre complémentaire) sont tenus de transmettre les données à l’asbl Car Pass. P.ex. Indépendant C fait un changement de pneu dans l'atelier de la société de transport D. Indépendant C doit communiquer le kilométrage et la description des travaux à Car-Pass.